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Documents de fin de contrat : de quoi parle-t-on ?
Démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin d'un CDD : quel que soit le motif, la fin d'un contrat de travail crée deux séries d'obligations pour l'employeur. Il signale le départ aux organismes sociaux, et il remet au salarié ses documents de fin de contrat.
Ces documents permettent au salarié de prouver son emploi, de vérifier les sommes qui lui sont versées et de faire valoir ses droits aux allocations chômage. Les formalités de départ sont présentées sur la page Entrées et sorties des salariés ; l'ensemble fait partie de la gestion de la paie.
Les documents à remettre au salarié
Le certificat de travail
Il indique la date d'entrée et la date de sortie du salarié, la nature du ou des emplois occupés et les périodes correspondantes, ainsi que le maintien à titre gratuit de sa couverture santé et prévoyance.
Le reçu pour solde de tout compte
Il fait l'inventaire des sommes versées à l'occasion de la rupture : salaire du mois en cours, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité compensatrice de préavis, indemnité de licenciement s'il y a lieu. Il est établi en 2 exemplaires, dont un pour le salarié, qui le signe et le date.
L'attestation France Travail
Elle permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage. L'employeur la transmet à France Travail, par voie dématérialisée obligatoirement à partir de 11 salariés, et en tient un exemplaire à la disposition du salarié. La fin du contrat se signale aussi par une DSN d'événement, dans les 5 jours ouvrés qui suivent.
L'état récapitulatif de l'épargne salariale
Il s'ajoute aux trois documents précédents lorsque l'entreprise propose un plan d'épargne salariale (PEE, PEI ou Perco).
Quand et comment les remettre : les points de vigilance
- Des documents prêts à la date de fin du contrat. C'est la fin du préavis, même si le préavis n'est pas effectué. En cas de dispense de préavis, ils peuvent être remis dès le départ effectif du salarié.
- Des documents « quérables ». L'employeur n'a pas l'obligation de les envoyer, mais il les tient à la disposition du salarié dans l'entreprise.
- Un certificat de travail manquant coûte cher. L'employeur encourt une amende de 750 €, et le salarié peut demander des dommages et intérêts devant le conseil de prud'hommes.
- Une attestation France Travail non remise aussi. L'amende peut atteindre 1 500 € pour une personne physique et 7 500 € pour une personne morale.
- Un solde de tout compte incomplet se conteste. Le salarié peut le dénoncer dans les 6 mois qui suivent sa signature ; passé ce délai, le reçu complet devient libératoire pour l'employeur.
- Des congés mal comptés se paient au départ. L'indemnité compensatrice de congés payés est due quel que soit le motif de la rupture : d'où l'intérêt d'un suivi des absences et congés à jour.
Ce que Formalis prend en charge
Un départ se prépare avant le dernier jour. Nous réunissons les éléments, préparons les documents et suivons les démarches : vous remettez à votre salarié un dossier complet, à la bonne date.
Préparation des documents de fin de contrat
- Certificat de travail, avec ses mentions obligatoires
- Reçu pour solde de tout compte, en 2 exemplaires
- Dernier bulletin de paie, avec l'indemnité compensatrice de congés payés
- Attestation France Travail et suivi du signalement de fin de contrat en DSN
- État récapitulatif de l'épargne salariale, s'il y a lieu
- Calendrier de sortie : chaque document prêt à la date de fin du contrat
Un interlocuteur unique suit votre dossier, au cabinet à Boissy-Saint-Léger ou à distance. Le devis gratuit vous est adressé sous 24 h ouvrées : il précise le périmètre exact et le prix ferme, annoncé avant toute mission.
Ce qui relève d'un avocat
Formalis Conseil Pro prépare les documents de fin de contrat et suit les démarches liées au départ. Le choix du mode de rupture, la rédaction de la lettre de licenciement ou de la convention de rupture, et tout désaccord avec le salarié relèvent d'un professionnel habilité, comme l'avocat en droit du travail : la loi encadre la consultation juridique et la rédaction d'actes (loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971, art. 54).
Si le départ est contesté ou qu'un litige se profile, nous vous orientons vers un avocat en droit du travail. Pour les étapes d'une rupture conventionnelle ou d'un licenciement, voir la page Paie & suivi social.
Ce que disent nos clients
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« Excellente expérience avec cette équipe, très professionnelle, bienveillante et agréable à travailler. »
★★★★★
« Équipe accueillante et sérieuse, je recommande. »
Questions fréquentes sur les documents de fin de contrat
Je n'ai qu'un salarié : dois-je lui remettre tous ces documents ?
Oui. Le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte et l'attestation France Travail sont dus quel que soit le motif de la rupture, même dans une entreprise d'un seul salarié. Seul l'état récapitulatif de l'épargne salariale dépend de l'existence d'un plan d'épargne dans l'entreprise.
Je change de prestataire de paie : pouvez-vous préparer les documents d'un salarié qui part ?
Oui. Nous partons de l'historique du salarié : son contrat, ses derniers bulletins de paie et l'état de ses congés. Transmettez-nous ce que votre précédent prestataire vous a remis, et nous préparons les documents pour la date de fin du contrat.
Que dois-je vous transmettre quand un salarié quitte l'entreprise ?
La date de fin du contrat et le motif du départ, le document qui l'acte (lettre de démission, convention de rupture homologuée, lettre de licenciement ou contrat à durée déterminée), les éléments de paie du dernier mois et l'état des congés du salarié. Prévenez-nous dès que la date est connue : la fin du contrat se signale en DSN dans les 5 jours ouvrés.
Dois-je envoyer les documents au salarié ?
Non. Les documents de fin de contrat sont quérables : vous les tenez à la disposition du salarié dans l'entreprise, à la date de fin du contrat.
Combien de temps le salarié a-t-il pour contester le solde de tout compte ?
6 mois après sa signature, par lettre recommandée avec avis de réception adressée à l'employeur. Passé ce délai, le reçu devient libératoire pour les sommes qu'il mentionne, s'il comporte toutes les informations requises.
Rédigez-vous la lettre de licenciement ou la convention de rupture ?
Non. Ces actes relèvent d'un avocat en droit du travail, vers qui nous vous orientons. Formalis Conseil Pro prépare les documents de fin de contrat et suit les démarches liées au départ du salarié.
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