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« Excellente expérience avec Formalis Conseil Pro ! Une équipe très professionnelle, réactive et à l'écoute. Toutes les démarches ont été simples et rapides, et j'ai obtenu mon Kbis sans aucun stress. Je recommande à 100 % ! »
Entrées et sorties des salariés : de quoi parle-t-on ?
Chaque arrivée et chaque départ d'un salarié déclenche des formalités : une déclaration à l'Urssaf, une inscription au registre du personnel, un suivi médical, la paie et la DSN, puis des documents à remettre au salarié. Elles valent pour tous les contrats, CDI comme CDD, quelle que soit leur durée.
Ces formalités font partie de la gestion de la paie et du suivi social. Le contenu du contrat de travail et le choix d'une rupture restent vos décisions d'employeur : quand votre situation demande un avis juridique, nous vous orientons vers un avocat en droit du travail.
Les formalités, étape par étape
À l'embauche
- La déclaration préalable à l'embauche (DPAE), transmise à l'Urssaf avant la prise de poste, au plus tôt 8 jours avant. Elle vaut aussi immatriculation du salarié, affiliation à l'assurance chômage, demande de visite médicale et affiliation à la retraite complémentaire.
- Une copie au salarié : la DPAE ou son accusé de réception, sauf si le contrat écrit mentionne l'organisme destinataire.
- Le registre unique du personnel, tenu par établissement quelle que soit la taille de l'entreprise : le salarié y est inscrit à son arrivée.
- La visite d'information et de prévention, dans les 3 mois qui suivent la prise de poste, et avant l'affectation pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans.
- L'entrée dans la paie : un premier bulletin de paie, et le salarié apparaît dans la DSN du mois.
Au départ
- Le signalement de fin de contrat en DSN, dans les 5 jours ouvrés, quel que soit le motif du départ.
- Le dernier bulletin de paie, qui solde les sommes dues au salarié.
- Les documents de fin de contrat : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation France Travail, et état récapitulatif de l'épargne salariale le cas échéant. Ils sont tenus à disposition dès la fin du préavis.
- La date de sortie au registre unique du personnel, dont les mentions se conservent 5 ans après le départ.
Les points de vigilance
- Une DPAE oubliée ou envoyée après l'arrivée du salarié expose à une pénalité administrative (1 305 € par salarié concerné, montant indiqué par Service Public en juin 2026). Une absence volontaire de déclaration relève du travail dissimulé.
- Un registre du personnel qui n'est pas tenu à jour.
- Une visite d'information et de prévention qui n'est pas demandée à temps.
- Une fin de contrat signalée en DSN après les 5 jours ouvrés : le salarié attend l'ouverture de ses droits.
- Des documents de fin de contrat qui ne sont pas prêts le jour du départ.
- Une rupture engagée sans respecter la procédure : avant un licenciement ou une rupture conventionnelle, faites-vous conseiller par un avocat en droit du travail.
Ce que Formalis prend en charge
Vous nous prévenez d'une arrivée ou d'un départ, nous suivons les formalités jusqu'au bout. Vous gardez un interlocuteur unique, au cabinet à Boissy-Saint-Léger ou à distance.
À l'arrivée du salarié
- Préparation et suivi de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
- Rappel des mentions à porter au registre unique du personnel
- Entrée du salarié dans la paie et la DSN
- Démarches liées aux autorisations de travail
Au départ du salarié
- Signalement de la fin de contrat en DSN
- Dernier bulletin de paie
- Préparation des documents de fin de contrat
- Accompagnement et suivi des démarches d'une rupture conventionnelle ou d'un licenciement
La rédaction du contrat de travail, le conseil sur une rupture et les litiges relèvent d'un avocat en droit du travail (loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971, art. 54) : nous vous orientons vers lui. Le détail est sur la page Paie & suivi social.
Les autres sujets de la paie
La gestion de la paie réunit plusieurs démarches. Tout le pôle est présenté sur la page Paie & suivi social.
Ce que disent nos clients
★★★★★
« Excellente expérience avec cette équipe, très professionnelle, bienveillante et agréable à travailler. »
★★★★★
« Équipe accueillante et sérieuse, je recommande. »
Questions fréquentes sur l'embauche et le départ d'un salarié
Je recrute mon premier salarié : par quoi commencer ?
Par la déclaration préalable à l'embauche (DPAE), à transmettre à l'Urssaf avant l'arrivée du salarié. Pour une première embauche, elle peut se faire sur le site de l'Urssaf, qui crée alors votre compte employeur. Viennent ensuite le registre unique du personnel, la visite d'information et de prévention, puis le premier bulletin de paie et la DSN. Formalis Conseil Pro vous accompagne dès ce premier salarié.
Je n'embauche qu'un salarié : les formalités sont-elles les mêmes ?
Oui. La DPAE est due pour tout salarié, quelle que soit la nature ou la durée de son contrat, et le registre unique du personnel se tient quelle que soit la taille de l'entreprise. La paie et la DSN commencent dès le premier salarié.
Quand faut-il faire la DPAE ?
Avant la prise de poste ou le début de la période d'essai, et au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche. Une copie de la DPAE ou de son accusé de réception est remise au salarié, sauf si son contrat écrit mentionne l'organisme destinataire.
Que dois-je vous transmettre pour une embauche ou un départ ?
Pour une embauche : l'identité du salarié, sa date d'arrivée, son poste et son contrat de travail signé. Pour un départ : la date de fin du contrat, son motif et les éléments variables du dernier mois. La liste complète vous est indiquée au moment du devis.
Quels documents remettre au salarié qui quitte l'entreprise ?
Un certificat de travail, un reçu pour solde de tout compte et une attestation France Travail, ainsi qu'un état récapitulatif de l'épargne salariale si l'entreprise en propose une. Ces documents sont tenus à sa disposition dès la fin du préavis, ou dès son départ si le préavis n'est pas effectué.
Pouvez-vous m'aider pour un licenciement ou une rupture conventionnelle ?
Formalis Conseil Pro accompagne et suit les démarches administratives qui en découlent : signalement de fin de contrat, dernier bulletin de paie, documents de fin de contrat. Le conseil sur votre situation, la rédaction des actes et la défense en cas de litige relèvent d'un avocat en droit du travail : nous vous orientons vers lui. Nous n'assistons pas l'employeur aux entretiens avec le salarié.
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