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Absences et congés payés : de quoi parle-t-on ?
Un salarié s'absente pour des raisons très différentes : congés payés, arrêt de travail pour maladie ou accident, autres congés prévus par le Code du travail ou par votre convention collective. Chaque absence a une incidence sur sa paie, et certaines doivent être signalées aux organismes sociaux.
La gestion des absences et des congés payés consiste à tenir à jour, pour chaque salarié, les jours acquis, les jours pris et les jours restants, à organiser les départs en congé dans les délais, et à transmettre chaque mois les bons éléments à la paie. Les congés pris figurent sur le bulletin de paie ; les arrêts de travail sont signalés par la déclaration sociale nominative (DSN). L'ensemble fait partie de la gestion de la paie.
Les règles à suivre, de l'acquisition au retour d'arrêt
L'acquisition des congés
- 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif chez le même employeur, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète ;
- une période de référence qui court du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours, sauf accord collectif qui fixe d'autres dates ;
- pendant un arrêt maladie d'origine non professionnelle, 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par an.
L'organisation des départs
- la période de prise des congés est portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture ;
- l'ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins 1 mois à l'avance ;
- moins d'un mois avant le départ, l'employeur ne peut plus modifier les dates accordées, sauf circonstances exceptionnelles ;
- le congé principal pris d'un seul tenant ne dépasse pas 24 jours ouvrables (4 semaines).
Les arrêts de travail
- l'arrêt de travail se signale par une DSN d'événement, dans les 5 jours ouvrés qui suivent ;
- plus l'attestation de salaire est transmise tôt, plus vite le salarié perçoit ses indemnités journalières ; un retour plus tôt que prévu se déclare dans les 5 jours qui suivent la reprise ;
- au retour, l'employeur informe le salarié, dans le mois qui suit la reprise et par un moyen qui donne date certaine (le bulletin de paie, par exemple), du nombre de jours de congé dont il dispose et de la date jusqu'à laquelle il peut les prendre.
L'indemnité de congés payés
Pendant ses congés, le salarié perçoit une indemnité calculée de deux façons : le dixième de la rémunération brute perçue pendant la période de référence, ou le salaire qu'il aurait perçu s'il avait continué à travailler. Le montant le plus avantageux est versé.
Les erreurs qui coûtent cher à l'employeur
- Des compteurs qui ne sont pas à jour. Un écart découvert au départ du salarié se règle dans l'indemnité compensatrice de congés payés, due quel que soit le motif de la rupture.
- Oublier les congés acquis pendant un arrêt maladie. Le salarié en acquiert, même lorsque l'arrêt n'est pas d'origine professionnelle.
- Ne pas informer le salarié à son retour d'arrêt. La période de report de 15 mois de ses congés non pris ne commence qu'à partir de cette information : les jours restent dus.
- Signaler un arrêt en retard. Le versement des indemnités journalières du salarié est retardé d'autant.
- Calculer l'indemnité selon une seule méthode. La plus avantageuse des deux doit être versée.
- Changer des dates de congé au dernier moment. Moins d'un mois avant le départ, ce n'est possible qu'en cas de circonstances exceptionnelles.
Ce que Formalis prend en charge
Vous nous signalez les absences, nous assurons leur suivi dans la paie. Vous gagnez du temps chaque mois, vos compteurs restent justes et vos salariés savent où ils en sont.
Suivi des absences et des congés dans la paie
- Tenue des compteurs de congés payés de chaque salarié : jours acquis, pris et restants
- Report des congés et des absences sur les bulletins de paie
- Suivi des arrêts de travail et de leur signalement en DSN
- Prise en compte des congés acquis pendant un arrêt maladie
- Information du salarié sur ses congés à son retour d'arrêt
- Calcul de l'indemnité de congés payés selon la méthode la plus avantageuse
- Indemnité compensatrice de congés payés au départ du salarié, avec ses documents de fin de contrat
Un interlocuteur unique suit votre dossier, au cabinet à Boissy-Saint-Léger ou à distance. Le devis gratuit vous est adressé sous 24 h ouvrées : il précise le périmètre exact et le prix ferme, annoncé avant toute mission.
Un refus de congé contesté, une absence injustifiée ou un désaccord avec un salarié relèvent du droit du travail : nous vous orientons alors vers un avocat en droit du travail.
Ce que disent nos clients
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« Excellente expérience avec cette équipe, très professionnelle, bienveillante et agréable à travailler. »
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« Équipe accueillante et sérieuse, je recommande. »
Questions fréquentes sur les absences et les congés
Je n'ai qu'un salarié : faut-il vraiment suivre ses congés ?
Oui. Dès le premier salarié, les congés s'acquièrent chaque mois et figurent sur le bulletin de paie. Un compteur tenu à jour évite les écarts au moment des départs en congé ou à la fin du contrat. Le devis s'adapte à votre effectif.
Je change de prestataire de paie : que deviennent les compteurs de congés ?
Les soldes de congés figurent sur les derniers bulletins de paie de vos salariés. Transmettez-nous ces bulletins et l'état des compteurs remis par votre précédent prestataire : nous reprenons les soldes pour assurer la continuité du suivi.
Que dois-je vous transmettre chaque mois ?
Les absences du mois avec leurs dates et leur motif, les congés posés et validés, et les arrêts de travail dès que vous les recevez. Pour un arrêt, prévenez-nous sans attendre : il se signale en DSN dans les 5 jours ouvrés.
Un salarié en arrêt maladie acquiert-il des congés payés ?
Oui. Pendant un arrêt maladie d'origine non professionnelle, il acquiert 2 jours ouvrables de congé par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par an.
Comment est calculée l'indemnité de congés payés ?
Elle est calculée de deux façons : le dixième de la rémunération brute perçue pendant la période de référence, ou le salaire que le salarié aurait perçu s'il avait continué à travailler. Le montant le plus avantageux est versé.
Que doit faire l'employeur au retour d'un salarié en arrêt ?
Dans le mois qui suit la reprise, il informe le salarié du nombre de jours de congé dont il dispose et de la date jusqu'à laquelle il peut les prendre, par un moyen qui donne date certaine, comme le bulletin de paie.
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